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4. OBJETO DE LA DENUNCIA
De conformidad con el artículo 2, apartado 1, letra (a), del Decreto sobre la denuncia de infracciones, puede ser objeto de Denuncia:
- una conducta o una situación que vaya en contra de lo expresado en el Modelo 231, el Código de Ética o los reglamentos, directivas, políticas y procedimientos internos adoptados por la Sociedad y pertinentes en virtud del Dec. Leg. 231/2001;
- infracciones del Derecho de la Unión Europea1.
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1Ello debe entenderse como:
- delitos que entren en el ámbito de aplicación de actos de la Unión Europea o nacionales (recogidos en el anexo del Decreto sobre denuncia de infracciones) o actos nacionales que supongan la aplicación de actos de la Unión Europea (recogidos en el anexo de la Directiva 2019/1937 de la UE, aunque no estén previstos en el anexo del Decreto sobre denuncia de infracciones), relativos a:
- contratos públicos;
- servicios, productos y mercados financieros y prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo;
- seguridad y conformidad de los productos;
- seguridad de los transportes;
- protección del medioambiente;
- protección radiológica y seguridad nuclear;
- seguridad de los alimentos y los piensos y salud y bienestar de los animales;
- salud pública;
- protección de los consumidores;
- protección de la intimidad y de los datos personales y seguridad de las redes y de los sistemas de información;
- actos u omisiones que afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, tal como se señala en el artículo 325 del TFUE;
- actos u omisiones relacionados con el mercado interior, tal como se señala en el apartado 2 del artículo 26 del TFUE (incluidas las
- infracciones en materia de competencia y ayudas estatales e infracciones en materia de impuesto de sociedades);
- actos o conductas que, sin ser constitutivos de delito, frustren el objeto o la finalidad de las disposiciones de los actos de la Unión Europea en los ámbitos indicados en los puntos anteriores.
Las Denuncias que tengan por objeto hechos distintos de los descritos anteriormente no serán admitidas. Por esta razón, en caso de que se presenten Denuncias con un contenido diferente al establecido en esta Política, se considerarán inejecutables y serán desestimadas por la persona u oficina designada para la recepción de estas.
En particular, no son objeto de tutela y, por lo tanto, se prohíben las Denuncias:
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relativas a situaciones de carácter personal, referentes a reclamaciones o quejas sobre las relaciones con superiores jerárquicos o compañeros |
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que tengan un tono insultante o que contengan injurias personales o juicios morales y tengan por objeto ofender o atentar contra el honor o el decoro personal o profesional de la persona o personas a las que se refieran los hechos denunciados |
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fundadas en meras sospechas o rumores sobre hechos personales no constitutivos de infracción |
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con fines puramente difamatorios o calumniosos |
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que tengan carácter discriminatorio, en la medida en que se refieran a consideraciones de orientación sexual, religiosas,políticas, raciales o étnicas del Denunciado |
La Denuncia debe hacerse de buena fe y debe estar motivada, es decir, hecha con un grado de detalle suficiente que permita verificar los hechos denunciados a las personas o la oficina que se encarguen de ello. Con tal fin, las Denuncias deben tener un contenido mínimo, es decir, contener al menos los elementos que se indican en los párrafos siguientes.
6.2 Contenido de la Denuncia
Las Denuncias deberán, en cualquier caso e independientemente de la modalidad utilizada, estar fundamentadas y basadas en elementos de hecho precisos y congruentes, de modo que permitan a la oficina encargada de recibirlas adoptar las medidas necesarias y efectuar las comprobaciones y verificaciones en profundidad oportunas, incluso realizando investigaciones y formulando solicitudes de aclaración al Denunciante. A tal efecto, este puede permitir su identificación, indicando los datos de contacto en los que se le puede contactar (a título meramente de ejemplo: nombre y apellidos, dirección de correo electrónico, número de teléfono).
¿Qué debe contener la Denuncia?
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Una descripción clara y completa de los hechos objeto de Denuncia. |
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Cualquier información e indicación útiles para identificar la identidad de los sujetos
que han cometido la infracción y a los que se refiere la Denuncia |
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La naturaleza, el contexto de referencia y cualquier detalle útil que describa la conducta objeto de Denuncia |
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Las circunstancias de tiempo y lugar, si se conocen, relativas al objeto de la Denuncia |
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Cualquier otra información que se considere útil de cara a la investigación sobre la Denuncia |
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Cualquier alegación documental o probatoria en apoyo de la Denuncia, incluida la identificación de testigos o personas que puedan aportar información sobre los hechos objeto de Denuncia |
8. PROTECCIÓN DEL DENUNCIANTE
La Sociedad solo puede garantizar la protección que se otorga al Denunciante si se cumplen las indicaciones previstas en esta Política. No se garantiza protección al Denunciante en caso de que haya contribuido a la comisión de la conducta ilícita.
La protección garantizada al Denunciante se extiende también:
- al Facilitador;
- a las personas del mismo entorno laboral que el Denunciante con un vínculo afectivo o familiar estable hasta el cuarto grado;
- a los compañeros de trabajo del Denunciante con los que mantenga una relación habitual y corriente;
- a las entidades propiedad del Denunciante o para las que este trabaje, así como entidades que operen en el mismo contexto laboral.
a. Confidencialidad
La Sociedad, al establecer y poner en marcha su canal de denuncia interna, garantiza la confidencialidad de la identidad del Denunciante, del Denunciado y de cualquier otra persona involucrada en la Denuncia, así como del contenido de la Denuncia y de la documentación relacionada.
Las Denuncias no podrán utilizarse más allá de lo necesario para asegurar un seguimiento adecuado de las mismas.
La identidad del Denunciante y cualquier otra información de la que pueda deducirse su identidad, directa o indirectamente, no podrá ser revelada, sin el consentimiento expreso del Denunciante, a personas distintas de las encargadas de recibir o realizar el seguimiento de las Denuncias y expresamente autorizadas para tratar dichos datos, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 29 y 32 del RGPD.
Además, se prevén formas expresas de protección de la identidad del Denunciante en los procedimientos penales, ante el Tribunal de Cuentas y en los procedimientos disciplinarios (en este último caso, la identidad del Denunciante no podrá revelarse cuando la acusación del cargo disciplinario se base en investigaciones separadas y adicionales a la Denuncia, aunque sean posteriores a esta).
En el marco de un procedimiento disciplinario, si la acusación se basa, total o parcialmente, en la Denuncia y en el conocimiento de la identidad del Denunciante es indispensable para la defensa del Denunciado, la Denuncia solo podrá utilizarse a efectos del procedimiento disciplinario si el Denunciante da su consentimiento expreso para que se revele su identidad. En cualquier caso, la Sociedad protegerá el derecho de información del Denunciante notificándole, por escrito, las razones que hacen necesaria la divulgación de datos confidenciales, o cuando la revelación de la identidad del Denunciante sea también indispensable para la defensa del Denunciado.
En cualquier caso, el expediente de la Denuncia queda fuera del derecho de acceso previsto en los artículos 22 y ss. de la Ley n.º 241, de 7 de agosto de 1990, así como los artículos 5 y ss. del Dec. Leg. n.º 33, de 14 de marzo de 2013.
b. Prohibición de represalias y medidas de protección
La Sociedad no tolerará ningún tipo de amenaza, represalia, sanción injustificada o discriminación contra el Denunciante, el Denunciado o cualquier persona que haya colaborado en la investigación sobre el fondo de la Denuncia. La adopción de medidas discriminatorias o de represalia contra el Denunciante podrá dar lugar a un procedimiento disciplinario contra la persona responsable.
De conformidad con lo dispuesto en el apartado 1 del artículo 19 del Decreto de denuncia de infracciones, el Denunciante seguirá teniendo la posibilidad de denunciar ante la ANAC (Autoridad Nacional Anticorrupción de Italia) cualquier represalia que crea haber sufrido en el contexto laboral.
A título enunciativo y no exhaustivo, son ejemplos de represalias:
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el despido, la suspensión o medidas equivalentes |
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el descenso de categoría o la ausencia indebida de ascenso |
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el cambio de funciones, el cambio de lugar de trabajo, la reducción de salario,
la modificación del horario de trabajo |
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la suspensión de la formación o cualquier restricción de acceso a la misma |
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las notas de demérito o las referencias negativas |
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la adopción de medidas disciplinarias u otras sanciones, incluidas las pecuniarias |
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la coerción, la intimidación, el acoso o el ostracismo |
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la discriminación o cualquier otro tipo de trato desfavorable |
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la negativa a pasar de un contrato de trabajo definido a contrato indefinido, cuando el trabajador tuviera una expectativa legítima sobre que dicho proceso iba a suceder |
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la no renovación o la rescisión anticipada de un contrato de trabajo definido |
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los daños a la reputación de la persona, especialmente en redes sociales, o los perjuicios económicos o financieros, incluida la pérdida de oportunidades económicas o la pérdida de ingresos |
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la inclusión en listas indebidas, sobre la base de un acuerdo sectorial o industrial, formal o informal, que pueda dar lugar a que la persona no pueda encontrar empleo en el sector o la industria en el futuro |
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la rescisión anticipada o la cancelación de un contrato de suministro de bienes o servicios |
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la anulación de una licencia o permiso |
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la exigencia de someterse a exámenes psiquiátricos o médicos |
La adopción de medidas discriminatorias o de represalia contra el Denunciante podrá dar lugar a procedimientos disciplinarios contra la persona responsable.
La Sociedad solo puede garantizar la protección que se otorga al Denunciante si este cumple las indicaciones previstas en esta Política. No se garantiza protección al Denunciante en caso de que haya contribuido a la comisión de la conducta ilícita.
10. MODALIDADES DE GESTIÓN DE LA DENUNCIA
a. Recepción de la Denuncia y verificación preliminar
El OdS tiene acceso exclusivo a los canales específicos para la recepción de Denuncias, que se gestionarán de forma segura y de manera que se garantice la confidencialidad de la identidad del Denunciante y la protección de cualquier tercero mencionado en la Denuncia, y de forma que se impida el acceso a personal no autorizado. El OdS garantiza una protocolización completa y confidencial de conformidad con la normativa pertinente.
Con el fin de garantizar y proteger la confidencialidad del Denunciante:
- el correspondiente registro informático y, en su caso, en papel, se conservará en el domicilio social de la Sociedad;
- el único sujeto con acceso al registro será el OdS.
Todas las Denuncias recibidas se someterán a una verificación preliminar por parte del OdS, que realizará una primera evaluación de verosimilitud y credibilidad de la conducta objeto de Denuncia, llevando a cabo un análisis para comprobar la existencia de los requisitos previos de hecho y de derecho, así como la pertinencia y la presencia de elementos suficientes para poder investigar la Denuncia más a fondo (incluso mediante la solicitud de más información al Denunciante).
Tras este análisis, el OdS decidirá si lleva a cabo ulteriores investigaciones con el inicio formal de la instrucción, solicitando información adicional al Denunciante si es necesario, o si cierra y archiva la Denuncia.
En particular:
- en caso de que la Denuncia se refiera a hechos que pertenezcan a uno de los supuestos especificados en el apartado 5 anterior y no se incluya en uno de los supuestos que la presente Política señala como denuncias prohibidas, el OdS comunicará el resultado de su investigación al Denunciante de conformidad con lo dispuesto en la letra b del presente apartado;
- en caso de que las Denuncias se refieran a hechos que no entren en el ámbito objetivo del apartado 5 anterior o sean de un contenido tan general que no permitan ninguna verificación al respecto, el OdS archivará la Denuncia según se lo contemplado en la letra c de este apartado.
b. Investigación y comunicación del resultado
La fase de investigación tiene como objetivo comprobar que la Denuncia recibida es fundada.
El OdS llevará a cabo todas las acciones que considere oportunas, incluidas audiencias con el Denunciante y con cualquier otra persona que pueda informar de circunstancias útiles a efectos de verificar los hechos denunciados, también con el fin de evaluar posibles medidas correctivas.
El OdS podrá además recurrir al apoyo y la cooperación de consultores externos, nombrados a tal efecto, y de otros puestos de la empresa cuando, debido a la naturaleza y complejidad de las comprobaciones, sea necesaria su participación. Dichas personas estarán sujetas a las mismas obligaciones de protección del Denunciante y del Denunciado mencionadas anteriormente. Es deber de todos cooperar con el OdS y con cualquier otro sujeto implicado por la Sociedad durante la actividad de investigación y verificación.
Si durante la investigación surgieran elementos objetivos que demostrasen una «ausencia de buena fe» por parte del Denunciante, el OdS lo notificará de inmediato al Consejo de Administración de la Sociedad, con el fin de evaluar la activación de posibles procedimientos sancionadores.
Al término de la investigación preliminar, una vez comprobado el fundamento de la Denuncia, el OdS elaborará un informe en el que se resuman las comprobaciones que se hayan efectuado y las pruebas que hayan aparecido, con el fin de compartir con el Consejo de Administración la adopción de medidas sancionadoras o la preparación de eventuales medidas correctivas.
c. Archivo
La decisión sobre el archivo de la Denuncia se formalizará en un acta que contenga la motivación del archivo. El acta se compartirá con el órgano de administración.
La Denuncia se archivará si:
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no es pertinente |
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se refiere a hechos de contenido tan general que no permitan ninguna verificación al respecto |
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se ha realizado de mala fe |
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la investigación preliminar ha demostrado falta de fundamento |
d. Plazos del proceso de gestión de la Denuncia
| Envío al Denunciante del acuse de recibo de la Denuncia |
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| Respuesta a la Denuncia |
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| Respuesta a la solicitud de concertar una reunión presencial |
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| Fijación del día
de la reunión presencial |
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e. Conservación
¿Cuánto tiempo pueden conservarse los documentos relacionados con la Denuncia?
El OdS está obligado a documentar todo su proceso de gestión, mediante soportes informáticos o en papel, y a conservar toda la documentación pertinente, con el fin de garantizar la trazabilidad completa de las acciones llevadas a cabo para desempeñar sus funciones institucionales.
Toda la documentación deberá conservarse durante el tiempo necesario para la tramitación de la Denuncia y, en cualquier caso, no más de cinco (5) años desde el cierre del procedimiento de Denuncia.
¿Dónde deben conservarse los documentos relativos a la Denuncia?
Los documentos en formato electrónico deben conservarse en un repositorio protegido mediante credenciales de autenticación, las cuales conocerá únicamente el OdS o las personas expresamente autorizadas.
Los documentos en papel se archivarán en un lugar identificado y bajo llave, al que solo tendrá acceso el OdS o las personas expresamente autorizadas.
¿Cómo se documentan las Denuncias orales y las realizadas mediante reuniones presenciales?
Si se utiliza una línea telefónica, la Denuncia se documentará por escrito mediante un informe detallado de la conversación. El Denunciante podrá verificar, rectificar y confirmar el contenido de la transcripción firmándola.
Si la Denuncia se realiza oralmente en el transcurso de una reunión presencial, se documentará, previo consentimiento del Denunciante, o bien grabándola con un dispositivo adecuado para su conservación y escucha o bien mediante un acta. En el caso de que se opte por un acta, el Denunciante podrá verificar, corregir y confirmar el acta de la reunión firmándola.
